АСУ «TrafficLead»

Система электронного документооборота позволяет автоматизировать процесс подготовки, регистрации, хранения, поиска документов и свести к минимуму работу пользователей с бумажными копиями.

В рамках общей системы электронного документооборота есть специализированные решения для создания и работы с документами определенного вида:

Платежно-расчетные документы

• Подготовка платежных поручений, счетов, счетов-фактур и др.
• Автоматическое заполнение документов по данным из системы оперативного учета заявок на организацию ЖД перевозок.

Отчеты

• Универсальный интерфейс для задания параметров и формирования отчетов различного вида. Хранение параметров отчетов и полученных результатов в системе электронного документооборота.
• Автоматическое задание параметров при запуске отчета из различных режимов программы.
• Настройка SQL и VB - скриптов, занимающихся подготовкой отчетов.
• Получение отчетов в различных форматах - MS Excel, MS Word, TXT.

Договора, тарифные условия

• Подготовка и регистрация документов типа "Договор", с выбором из справочников договаривающихся сторон и их реквизитов (включая подписантов, юридических и фактических адресов).
• Подготовка и регистрация дополнительных соглашений на организацию перевозок (протоколов согласования ставки). При этом указываются следующие параметры, используемые в дальнейшем при оформлении заявки клиента:

Порядок расчетов, оговоренные и специальные тарифы для каждого из направлений и видов грузов;

Сроки подачи документов (по экспорту).

Данная система обеспечивает управление правами доступа к данным и правами совершения операций над ними на программном уровне и интегрирована со всеми режимами работы всех модулей АСУ «TrafficLead».

Вся информация, с которой работают пользователи АСУ «TrafficLead», хранится в справочниках - с одной стороны, это обеспечивает единообразное толкование данных всеми компонентами АСУ «TrafficLead», а с другой - делает работу с данными удобной.

Справочники системы:

• Юридические лица с описанием регистрационных данных (включая фамилии руководителей), платежных реквизитов (в российских и зарубежных банках), адресов (юридический, фактические и т.п.), контактной информации;
• Физические лица с описанием различного вида документов, удостоверяющих личность, адресов, контактной информации;
• Справочник стран;
• Справочник грузов ГНГ и ЕТСНГ;
• Справочник железных дорог и их подразделений;
• Справочник железнодорожных станций с указанием принадлежности к дороге, отделению дороги и ТехПД;
• Другие специальные и служебные справочники.

Рис. 1: Справочник клиентов

Назначение

Система предназначена для ведения оперативного учета взаимодействия с клиентами по организации ЖД перевозок. С её помощью пользователь может осуществлять следующие операции:

• Регистрировать заявки клиентов на организацию перевозок;
• Рассчитывать себестоимость перевозки;
• Вести учет запланированных объемов в суммовом и количественном выражениях;
• По мере исполнения заявки производить сопоставление запланированных и реально выполненных работ.

Рис. 2: Добавление заявки клиента на перевозку

Назначение

Система обработки отгрузочной информации и претензионной работы оптимизирована для работы с большими массивами отгрузочной информации, поступающими в электронном виде из различных источников. Модуль импорта-экспорта данных позволяет импортировать данные любого электронного формата, а именно: из базы данных, корректно форматированный файл типа MS Excel или просто структурированный текстовый файл (в том числе сообщения ЕК ИОДВ).

Рис. 3: Вкладка «Перевозки»

Система финансового учета самодостаточна и позволяет вести учет одной или группы компаний, объединенных в холдинг.

Функциональные возможности

• Ведение одновременно нескольких видов учетов.
• Настраиваемый набор аналитических признаков с привязкой к конкретным справочникам, например: "Договора", "Юридические лица", "Физические лица", "Документы", "Отчетные периоды", "Заявки клиентов", "Услуги" и т.д.
• Настройка шаблонов типовых финансовых операций с указанием допустимой корреспонденции между учетными регистрами.
• Ведение журналов типовых финансовых операций (списки финансовых документов) с развитой системой поиска необходимой информации.
• Ведение журналов проводок и документов с возможностью фильтрации.
• При использовании совместно с другими подсистемами - автоматическое отражение (по настраиваемым правилам) плановых и фактических начислений, выставленных счетов, произведенных оплат и другой финансовой информации, содержащейся в прикладных модулях;
• Широкий спектр оперативно-финансовой отчетности, отражающей все этапы деятельности компании.

Рис.4 Меню «Финансы»

Этот модуль АСУ «TrafficLead» предназначен для решения следующих типов задач:

• Слежение за исполнением перевозки;
• Оперативное управление парком подвижного состава;
• Автоинформирование клиентов о местоположении груза (электронная почта, web-сайт компании).
• Учет парка собственного / арендованного подвижного состава и контроль его технического состояния. Учет взаимоотношений по аренде, покупке, продаже ПС.

АСУ «TrafficLead» позволяет решать эти задачи в режиме реального времени, используя оперативные данные, получаемые из ГВЦ МПС, с дорог, ремонтных депо, из других источников.

Рис. 5: Слежение подвижного состава

Система позволяет систематизировать и учитывать взаимоотношения компании с заказчиками и партнерами, а также автоматизировать ведение внутренних проектов компании.

Функциональные возможности

• Поддержка учета взаимоотношений с клиентами, учет контактных лиц, целей, задач и результатов каждого из мероприятий;
• Тесная интеграция с системой документооборота и почтовыми службами;
• Возможность подготовки и хранения информации и документов произвольного вида;
• Возможности построения иерархии мероприятий.

Рис. 6: Вкладка «Информация о сотрудниках»